قسم الديوان
يتولى الاشراف على عمل القسم موظف اداري (رئيس قسم)، حيث يعمل قسم الديوان على فرز الكتب الواردة وتصنيفها وتوزيعها حسب درجة الأهمية وتنظيم الملفات حسب الجهات المحولة اليها. واستقبال المراجعين والرد على استفساراتهم بما يتعلق في مجال العمل. مع المحافظة على سرية وأمن المعلومات.
يعمل القسم على استلام كافة المراسلات التي ترد إلى دائرة الرئاسة وتجهيز المراسلات التي تصدر عنها، والإشراف على ارشفة و فرز الكتب الواردة وتصنيفها وتوزيعها حسب درجة الأهمية والاشراف وتنظيمها في ملفات حسب الجهة المحولة اليها وأرشفتها قبل توزيعها حسب الصلاحيات والمهام الموزعة بين الأستاذ الرئيس ونوابه، وبعد اجراء الشروحات المناسبة منهم تتم ارشفة المعاملات مره أخرى قبل القسم وإرسالها الى الجهات صاحبة العلاقة لاستكمال الإجراءات من قبلهم، يستخدم قسم الديوان نظام الأرشفة الالكترونية الموحد ، بحيث يكون هنالك ملفات كاملة لكافة المراسلات يقوم على استخدام ارقام فهرسة خاصة حسب الموضوع او الجهة الوارد منها مما يساعد في انجاز العمل بسرعة العمل ويسهل الرجوع إليها بأي وقت.
وبعد استلام المراسلات من كافة الجهات كبريد وارد الى الدائرة بحيث يقوم القسم بتجهيزها وإرسالها إلى الأستاذ الرئيس او احد نوابه ليتم التوقيع عليه من قبله ليُعاد توزيعه إلى الجهات المعنية، كما يعمل القسم أيضا على صياغة الكتب والقرارات وإعداد المراسلات الخاصة برئيس الجامعة وطباعتها سواء الكتب المطلوبة من قبل رئيس الجامعة أو المطلوب الإجابة عليها للجهات الرسمية، حيث يُنجز عملُ القسم من خلال تعاون وتفاعل بين أربعة فروع لكل فرع مهمه محددة وهي:
- فرع البريد الوارد: يقوم باستقبال المراسلات الواردة الى الدائرة من داخل الجامعة وخارجها وأرشفتها حسب الأصول.
- فرع البريد الصادر: يتمثل عمل الفرع بتوزيع البريد بعد التوقيع من قبل الرئيس ونوابه حسب التوجيه المتخذ عليها وتصويريها بالعدد المطلوب وتوزيعها في الخانات حسب الجهة الى مختلف الجهات (داخل وخارج الجامعة). يتمإرسال البريد للجهات المعنية الخارجية والداخلية (ورقي، فاكس، ايميل)
- فرع السكرتارية والمتابعة: يعمل على متابعة ردود المراسلات مع وحدات الجامعة المختلفة وتجميعها في حال طُلب تجميع إجابات أو ردود من قبل الكليات والدوائر.
- فرع نقل وتوزيع البريد: يعتبر حلقة وصل بين وحدات الجامعة المختلفة بحيث يعمل على توزيع ونقل البريد المستلم من فرع الصادر والمرسلات لمختلف وحدات الجامعة واستلام المراسلات الخاصة بدائرة الرئاسة وتأمينها الى فرع البريد الوارد. وتوزيع البريد الخارجي الخاص بأعضاء الهيئة التدريسية والطلبة والموظفين والكليات مباشرة. والمستلم من البريد الأردني وارامكس.
