المهام الوظيفية لقسم تنفيذ قرارات المجالس واللجان

يتولى قسم تنفيذ قرارات المجالس واللجان في دائرة الرئاسة وشؤون المجالس متابعة مخرجات المجالس، وضمان تنفيذها بدقة وضمن الأطر الزمنية المحددة. ويُعدّ هذا القسم حلقة الوصل التنفيذية والتنسيقية بين الدائرة والجهات المنفذة للقرارات، مثل عمادة البحث العلمي والدراسات العليا، ودائرة الموارد البشرية والتطوير المؤسسي، ودائرة القبول والتسجيل وغيرها، وذلك بهدف تعزيز كفاءة تنفيذ قرارات المجالس وضمان فاعليتها.

ويتولى القسم القيام بالمهام الآتية:

1. استلام وتحضير مواد المجالس: استلام معاملات ومواد مجلس الأمناء ومجلس العمداء التي يُحيلها رئيس الجامعة أو من يفوضه، والتأكد من استكمال مرفقاتها والأنظمة والتعليمات ذات العلاقة، واعداد جداول الاعمال تمهيداً لعرضها على المجالس.

2. إعداد مسودات المحاضر: إعداد مسودات محاضر جلسات مجلس الأمناء ومجلس العمداء، وتنظيمها وفق الأصول المعتمدة، تمهيداً للصياغة النهائية.

3. متابعة تنفيذ القرارات: متابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن مجلس الأمناء ومجلس العمداء بعد اعتمادها وتدقيقها من المسؤولين.

4. متابعة اللجان المنبثقة عن القرارات: متابعة اللجان التي يُقرّر مجلس العمداء تشكيلها، سواء كانت مقيّدة بمدة زمنية أو غير مقيّدة، والتأكد من تزويد المجلس بتوصياتها ضمن المدد المحددة إن وجدت، وتوجيه التذكيرات اللازمة في حال التأخر.

5. الرصد والتوثيق: تحديث قاعدة البيانات الإلكترونية الخاصة بقرارات المجالس وتوصيات اللجان (نظام أرشفة القرارات).

6. متابعة القرارات: متابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن المجالس، من خلال تعميمها على الجهات المعنية.

7. حفظ سرية المعلومات: الحفاظ على سرية البيانات والمعلومات المتعلقة بقرارات المجالس واللجان، وضمان تداولها ضمن الأطر الرسمية.

8. اية اعمال يكلف بها الرئيس المباشر.